MANAJEMEN PENGETAHUAN (MANAGEMENT KNOWLEDGE) DAN ORGANISASI PEMBELAJAR (LEARNING ORGANIZATION)

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Manajemen

      Menurut Yayat M. Herujito (2006: 2) manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang-orang lain untuk bekerja.

Menurut George R. Terry dalam Yayat M. Herujito (2006: 3) manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating, dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.

B.     Pengertian Organisasi

      Menurut Sutarto (2006: 40) organisasi adalah sistem saling pengaruh antar orang dalam kelompok yang berkerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Faktor yang menentukan berjalannya organisasi antara lain:

1.      Adanya SDM yang memiliki kemampuan untuk bekerja

2.      Adanya SDM yang memiliki kemampuan untuk mempengaruhi orang lain

3.      Adanya SDM dengan kemampuan melaksanakan asas-asas organisasi

C.    Pengertian Ilmu Pengetahuan

      Menurut Aceng Rahmat dalam Jalaluddin (2013: 144) ilmu adalah pengetahuan tetapi tidak semua pengetahuan adalah tergolong ilmu. Pengetahuan dibagai menjadi 2 jenis, yakni pengetahuan “apriori” dan a-posteriori. Pengetahuan apriori adalah pengetahuan yang tidak tergantung pada adanya pengalaman, atau yang ada sebelum pengalaman. Adapun pengetahuan a-posteriori adalah pengetahuan yang terjadi akibat pengalaman.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dalam Jalaluddin (2013: 83) pengetahuan diartikan sebagai segala sesuatu yang diketahui/ kepandaian; ataupun segala sesuatu yang diketahui berkenaan dengan hal (mata pelajaran) di sekolah. Pengetahuan diperoleh dari hasrat ingin tahu. Semakin kuat hasrat ingin tahu manusia akan semakin banyak pengetahuannya. Pengetahuan itu sendiri diperoleh dari pengalaman manusia terhadap diri dan lingkungan hidupnya (Martini Djamaris dalam Jalaluddin, 2013: 83). Menurut Jalaluddin (2013: 83) ilmu pengetahuan adalah kumpulan pengetahuan yang diperoleh manusia dari berbagai sumber. Pengetahuan-pengetahuan itu diperoleh dengan menggunakan metode tertentu, yakni metode ilmiah. Hasil dari semuanya itu kemudian disusun secara sistematis. Selanjutnya dilakukan verifikasi (diuji) kebenarannya secara empiris. Kebenarannya dapat dibuktikan secara konkret yang didasarkan atas pengalaman nyata.

D.    Manajemen Pengetahuan

      Menurut Jerry Honeycutt (2000: xv) manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Secara sederhananya manajemen pengetahuan merupakan suatu kegiatan dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, dan controlling)  dalam mengolah suatu informasi dan data di organisasi. Pada dasarnya manajemen pengetahuan menyangkut tentang penyampaian informasi kepada pekerja pengetahuan, budaya kemitraan, proses bisnis, dan teknologi, untuk membuat suksesnya bisnis tiap orang-orang yang terlibat. Sistem manajemen pengetahuan ini dapat berupa memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat, menyediakan alat-alat untuk menganalisis informasi tersebut dan memberikan daya tanggap terhadap ilham yang mereka peroleh dari informasi tersebut. Setiap lembaga melaksanakan manajemen pengetahuan dengan cara yang berbeda-beda. Hal itu dikarenakan setiap lembaga memiliki tantangan dan aset pengetahuan yang berbeda pula, hal itu disesuaikan dengan kebutuhan di masing-masing lembaga.

Setiap organisasi/ lembaga selalu memiliki interaksi dengan berbagai pihak baik pihak dari luar organisasi maupun dari dalam organisasi. Masing-masing anggota organisasi memiliki dasar informasi serta membawa informasi yang dapat berasal dari luar seperti media televisi, artikel, surat kabar, bahkan percakapan informal bisa menjadi suatu informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan untuk langkah preventif dari ancaman luar dan penguatan dari dalam lembaga. Dengan demikian informasi tersebut bisa disebut sebagai pengetahuan bagi lembaga itu sendiri. Namun, terdapat pula informasi yang tidak bisa dijadikan sebagai pengetahuan bagi lembaga. Hal itu dikarenakan informasi yang masuk atau didapatkan tidak dikelola dengan baik dan tepat. Untuk itu perlunya pengelolaan pengetahuan didalam suatu organisasi atau lembaga. Upaya yang dapat dilakukan agar pengetahuan yang masuk tidak sia-sia maka perlu dilakukan sasaran perancangan seperti berikut (Jerry Honeycutt, 2000: 4-5):

1.      Fokuskan pada informasi kritis

Pada tahap ini merupakan tahap penyaringan informasi dari sekian banyaknya sumber dalam rangka mendapatkan titik kuncinya. Sistem manajemen pengetahuan membantu dalam pemilahan informasi melalui penyaringan kategori materi. Dalam hal ini fungsi manajemen yang diterapkan adalah organizing. Hal itu dikarenakan adanya pembagian kategori materi seperti pada pembagian pekerjaan dalam organisasi yang biasa disebut dengan pengorganisasian.

2.      Mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber

Suatu sistem manajemen pengetahuan mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber. Integrasi merupakan peleburan, maka mengintegrasikan informasi artinya adalah meleburkan informasi dari berbagai informasi yang didapat. Dengan demikian dalam manajemen pengetahuan dari peleburan tersebut akan menghasilkan informasi baru yang diharapkan akan bermanfaat bagi lembaga.

3.      Mengungkit pengetahuan dari pihak lain

Sistem manajemen pengetahuan memungkinkan para pekerja pengetahuan untuk mengungkit apa yang diketahui oleh masing-masing. Artinya, dalam suatu organisasi setiap anggota memiliki pengetahuan yang berbeda, misalkan saja “A” memiliki pengetahuan tentang teknologi dan “B” memiliki pengetahuan secara teoritis mengenai manajemen. Dari hal tersebut “A” bisa mempelajari tentang pengetahuan yang dimiliki oleh “B” dan begitu pula dengan “B” yang dapat mempelajari pengetahuan yang dimiliki “A”. Sehingga pertukaran pengetahuan antar anggota organisasi dapat dilakukan dan hasil dari pertukaran tersebut dapat diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih baik.

4.      Mengerjakan informasi yang sama, baik di kantor maupun diperjalanan

Manajemen pengetahuan memungkinkan pekerja pengetahuan untuk membuat keputusan bisnis yang efektif dan efisien di manapun ia berada. Artinya setiap anggota organisasi/lembaga hendaknya tetap mengerjakan atau mengolah informasi yang ia dapat di manapun ia berada meskipun tidak berada di organisasi serta tidak berhadapan langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan hal tersebut.

      Manajemen pengetahuan merupakan suatu sistem yang perlu diterapkan oleh lembaga/organisasi sebagai langkah untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Hal itu dikarenakan dengan mengelola pengetahuan di dalam organisasi maka sama saja dengan mengoptimalkan seluruh potensi yang dimiliki oleh setiap individu dalam organisasi. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, setiap individu (anggota organisasi) memiliki dasar pengetahuan masing-masing dengan jenis dan tipe yang berbeda. Mengoptimalkan sumber pengetahuan menjadi hal yang penting dalam suatu organisasi karena dengan begitu organisasi akan mendapatkan pengetahuan yang baru yang mungkin belum pernah diterapkan dalam manajemen di dalam organisasi. Pada dasarnya tujuan dari manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

1.      Menghemat biaya dan waktu

Dengan mengelola pengetahuan maka akan mendapatkan pengetahuan yang terstruktur dan sistematis. Berdasarkan hasil tersebut organisasi dapat menggunakan pengetahuan tersebut untuk kebutuhan pada bidang atau konteks yang lainnya.

2.      Meningkatkan aset pengetahuan

Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap individu dalam organisasi untuk memanfaatkan pengetahuan yang didapat, maka secara otomatis pemanfaatan pengetahuan dalam organisasi akan meningkat dan organisasi akan memiliki aset pengetahuan yang pada akhirnya akan bermuara pada peningkatan kreatifitas dan inovasi dalam individu secara khusus serta organisasi secara umumnya.

3.      Kemampuan beradaptasi

Dengan adanya pengelolaan pengetahuan maka pengetahuan akan menjadi lebih sistematis dan bersifat “up to date” yaitu akan selalu mendapatkan pengetahuan terbaru sesuai dengan perkembangan yang terjadi. Sehingga manajemen pengetahuan akan berdampak pada persiapan organisasi untuk beradpatsi atau menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang terjadi.

4.      Peningkatan produktifitas

Pengetahuan yang ada dalam organisasi, dapat digunakan kembali dan dikembangkan dengan lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya. Sehingga dengan adanya hal tersebut akan memunculkan peningkatan produktifitas sebagai dampak dari pengembangan pengetahuan yang ada di dalam organisasi.

(Sumber: http://tugas-manajemen-operasi-andrewvalendy.blogspot.com/2012/12/penerapan-knowledge-management-tujuan.html)

      Dengan melihat dari tujuan manajemen pengetahuan, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen pengetahuan secara umum berfungsi untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara meningkatkan  potensi dasar setiap individu melalui pengetahuan. Selain itu pengetahuan juga digunakan sebagai landasan dalam melaksanakan berbagai macam kegiatan dan penentuan kebijakan dan dapat digunakan untuk meningkatkan produktifitas. Hal itu dikarenakan dengan adanya pengetahuan yang dikelola dalam organisasi, dapat memungkinkan bahwa seluruh individu di dalam organisasi mendapat pengetahuan tersebut dengan cara pemberian gagasan dan ide dalam pertemuan, pemberian solusi terhadap masalah, dan sebagainya. Hal itu juga dapat diterapkan dalam bidang pendidikan. Pendidikan pada dasarnya berfungsi untuk mengembangkan pengetahuan dan menyebarluaskan pengetahuan tersebut kepada seluruh konsumen pendidikan. Sehingga seluruh individu baik di dalam lembaga pendidikan maupun di luar pendidikan juga mendapatkan pengetahuan.

E.     Organisasi Pembelajaran (Learning Organization)

      Organisasi pembelajaran (atau disebut juga dengan Organisasi Belajar) adalah organisasi yang mau belajar secara kuat dan kolektif serta secara terus menerus meningkatkan dirinya untuk memperoleh, mengatur, dan menggunakan pengetahuan demi keberhasilan bersama (Marquat dalam Jurnal Cakrawala Pendidikan, 2008:242). Organisasi berbasis belajar memfokuskan pada membuat pekerjaan diselesaikan dengan lebih baik. Dimana belajar dipandang sebagai cara terbaik untuk meningkatkan kinerja jangka panjang. Organisasi berbasis belajar mau mengorbankan kinerja hari ini demi kinerja yang lebih baik di masa mendatang. Organisasi berbasis kinerja, tidak mau berkorban untuk jangka panjang, tapi melakukan yang etrbaik untuk jangka pendek (Bob Guns dan Kristin Anandsen).

      Pedler, Boydell dan Burgoyne mendefinisikan bahwa organisasi pembelajaran adalah sebuah organisasi yang memfasilitasi pembelajaran dari seluruh anggotanya dan secara terus menerus mentransformasikan diri. Menurut Lundberg menyatakan bahwa pembelajaran adalah suatu kegiatan bertujuan yang diarahkan pada pemerolehan dan pengembangan keterampilan dan pengetahuan serta aplikasinya. Menurut Sandra Kerka yang paling konseptual dari learning organization adalah asumsi bahwa ‘belajar itu penting’, berkelanjutan, dan lebih efektif ketika dibagikan dan bahwa setiap pengalaman adalah suatu kesempatan untuk belajar.

      (Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi_belajar)

Menurut Peter Senge (dalam Leksana TH, 2004:1), terdapat lima pilar yang membuat suatu organisasi menjadi organisasi pembelajar yaitu:

1.      Personal Mastery

Belajar untuk memperluas kapasistas personal dalam mencapai hasil kerja yang paling diinginkan, dan menciptakan lingkungan organisasi yang menumbuhkan seluruh anggotanya untuk mengembangkan diri mereka menuju pencapaian sasaran dan makna bekerja sesuai dengan harapan yang mereka pilih.

2.      Mental Models

Proses bercermin, sinambung, memperjelas, dan meningkatkan gambaran diri kita tentang dunia luar, dan melihat bagaimana mereka membentuk keputusan dan tindakan kita.

3.      Shared Vision

Membangun rasa komitmen dalam suatu kelompok, dengan mengembangkan gambaran bersama tentang masa depan yang akan diciptakan, prinsip dan praktek yang menuntun cara kita mencapai tujuan masa depan tersebut.

4.      Team Learning

Mentransformasikan pembicaan dan keahlian berfikir (thinking skills), sehingga suatu kelompok dapat secara sah mengembangkan otak dan kemampuan yang lebih besar dibanding ketika masing-masing anggota kelompok bekerja sendiri.

5.      Systems Thinking

Cara pandang, cara berbahasa untuk menggambarkan dan memahami kekuatan dan hubungan yang menentukan perilaku dari suatu sistem. Faktor disiplin kelima ini membantu kita untuk melihat bagaimana mengubah sistem secara lebih efektif dan untuk mengambil tindakan yang lebih pas sesuai dengan proses interaksi antara komponen suatu sistem dengan lingkungan alamnya.

      Organisasi  pembelajar pada dasarnya merupakan suatu teori yang  diterapkan dalam organisasi dan harus dilaksanakan oleh setiap individu anggota organisasi. Hal yang yang diterapkan yaitu belajar secara terus menerus guna mengembangkan seluruh potensi yang dimiliki oleh individu. Apabila di dalam organisasi, setiap individu akan dihadapkan dengan berbagai rutinitas pekerjaan dalam organisasi, permasalahan dalam organisasi baik itu berasal dari interaksi sosial dalam organisasi maupun permasalahan teknis dan manajemen lainnya. Dengan menggunakan terapan learning organization diharapkan suatu organisasi akan mencapai tujuannya secara efektif efisien. Hal itu dikarenakan, konsep learning organization cenderung memfokuskan pada membiasakan diri untuk belajar melalui sumber-sumber pengetahuan yang didapatkan melalui knowledge management.  Konsep ini tidak mengedepankan kinerja individu dalam organisasi dengan di bawah pengaturan organisasi, learning organization cenderung pada  kegiatan pengamanan organisasi dari  ancaman-ancaman di luar organisasi melalui pengembangan-pengembangan dalam pembelajaran. Dalam menerapkan konsep ini terdapat sikap-sikap yang menghalangi organisasi dalam melakukan pembelajaran yang harus dihindari, antara lain:

1.      Anggota organisasi tidak merasa bertanggungjawab terhadap pencapaian tujuan organisasi sebagai akibat dari adanya pembatasan posisinya.

2.      Sikap saling menyalahkan antar anggota organisasi.

3.      Proaktif terhadap pengumuman.

4.      Terlalu memfokuskan diri terhadap permsalahan yang sedang terjadi tanpa memperhatikan faktor-faktor yang menjadi penyebab permsalahan, serta alur dari permasalahan.

5.      Tejadinya kegagalan yang disebabkan oleh menurun hingga hilangnya kemampuan-kemampuan anggota organisasi.

6.      Adanya rasa traumatic terhadap permasalahan yang pernah dihadapi sebelumnya dan permasalahan serupa terulang kembali. Sehingga tidak ada usaha untuk menyelesaika masalah itu.

7.      Kemampuan manajer-manajer dalam organisasi yang dirasa kurang efektif dalam menyelesaikan permasalahan meskipun latar belakang dari manajer-manajer tersebut sudah dianggap baik.

KESIMPULAN

Berdasarkan pemaparan konsep manajemen pengetahuan (knowledge management) dan organisasi pembelajar (learning organization), pada dasarnya kedua konsep ini saling berkaitan. Manajemen pengetahuan merupakan konsep yang suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Artinya pengetahuan di dalam organisasi merupakan suatu aset atau “harta” yang dimiliki oleh lembaga/organisasi sebagai pengembangan organisasi dan sebagai alat untuk meningkatkan produktifitas lembaga. Pada dasarnya konsep manajemen pengetahuan ini adalah dengan cara pemilahan informasi yang masuk dari berbagai sumber, kemudian diolah dan dijadikan sebagai suatu pengetahuan apabila informasi tersebut relevan dan sesuai dengan yang dibutuhkan. Dari hal tersebut, pengetahuan dapat dijadikan sebagai landasan dalam membuat suatu kebijakan dan dapat digunakan untuk meningkatkan produktifitas. Hal itu dikarenakan dengan adanya pengetahuan yang dikelola dalam organisasi, dapat memungkinkan bahwa seluruh individu di dalam organisasi mendapat pengetahuan tersebut dengan cara pemberian gagasan dan ide dalam pertemuan, pemberian solusi terhadap masalah, dan sebagainya. Hal tersebut berkaitan dengan konsep organisasi pembelajar (learning organization). Organisasi pembelajar merupakan suatu konsep yang menerapkan bahwa setiap individu dalam organisasi selalu belajar secara terus menerus untuk meningkatkan seluruh potensi di dalam dirinya melalui pengetahuan yang didapatkannya. Hal ini diperlukan sebagai tindakan untuk melindungi organisasi dari berbagai ancaman di luar organisasi melalui pengembangan-pengembangan dalam pembelajaran. Dengan demikian manajemen pengetahuan berperan dalam kesuksesannya dalam menciptakan organisasi pembelajar. Tanpa adanya manajemen pengetahuan yang dikelola dengan baik dan tepat sasaran, maka pembentukan organisasi pembelajar tidak akan terwujud dan berjalan dengan optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Honeycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategies. Jakarta: PT Elex Media Komputindo

Jalaluddin. 2013. Filsafat Ilmu Pengetahuan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada

Leksana TH. 2004. Learning Organization. Diunduh pada tanggal 31/03/2015 http://www.sscnco.com/Images/pdf/Learning%20Organization%20-%20Sep%2004.pdf

Sutarto. 2006. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Slamet Suyanto. 2008. Cakrawala Pendidikan, November 2008, Th. XXVII, No. 3 (Pengembangan Sekolah Bertaraf Internasional melalui Organisasi Belajar: Konsep dan Implementasi). FMIPA Universitas Negeri Yogyakarta. Diunduh pada tanggal 01/04/2015

          http://eprints.uny.ac.id/691/1/jurnal_lipi.pdf

Yayat M. Herujito. 2006. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo

Diunduh pada tanggal 01/04/2015 http://tugas-manajemen-operasi-andrewvalendy.blogspot.com/2012/12/penerapan-knowledge-management-tujuan.html

Diunduh pada tanggal 01/04/2015 http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi_belajar